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员工天地

一次值得反思的审计项目管理经历

      自2001年进入注册会计师行业以来,我经历了大大小小、林林总总数不清的审计项目。如果说一个审计项目就像一场战役,那么,项目负责人就是战役的总指挥,项目的组织管理就如同作战时排兵布阵,需要运筹帷幄以达到科学、合理、高效的目标,既不能让步兵去干骑兵的活,这样后果不堪设想;也不能让骑兵去干步兵的活,这样是资源浪费。因此,项目成败的首要问题是选取具有胜任能力的人员组成团队。《孙子兵法》云:“上兵伐谋,其次伐交,其次伐兵,其下攻城;攻城之法为不得已。”意思是说最优秀的战争都是先谋略然后才能打胜仗。总之,能打漂亮仗的项目都是审计资源配置合理、现场组织得力、过程实行力强,信息指令畅通、审计进度有效控制的管理到位的项目。
      成功的项目管理都是相似的,失败的项目各有各的问题。优秀的审计案例不胜枚举,想必大家也了解了不少,在此我就不再赘述。但在我执业生涯中,有一个因“用兵失误”导致项目产生不良后果的案例给我留下了深刻印象,至今想起来都让我自责、惭愧,无法释怀。今天分享给大家,希翼大家能从中汲取教训。
      三年前,我还在国内某知名会计师事务所服务时,承接了某大型中央企业董事长的离任审计。这个集团下设五大业务板块,3家上市企业,400多家子企业遍布全国各地甚至国外。由于组织架构庞大、业务复杂,该项目配备了4个合伙人、3个经理及60多名审计人员,我担任项目总负责合伙人。经协调,大家从广州、深圳分所抽调了含两名项目经理在内的10名审计人员。在与两位项目经理沟通后得知,抽调的人员均具有离任审计的项目经验,因此,总所没有再派人,就近安排这两个团队进点被审计企业在广州的S上市企业进行为期一周的审前调查。第四天晚上,我从别的项目赶过去,检查项目进展及审前调查报告的撰写情况。令我震惊和意外的是,项目组成员正在完全按照年报审计的思路一个科目一个科目地做底稿!原来这两个项目经理根本不懂离任审计怎么做,也没有看审前调查方案,而距离提交审前调查报告的时间仅剩余一天,他们还没有动笔!当晚我紧急召集项目组全体成员开会,梳理了审计思路并重新进行分工。因第二天上午我要见企业部分领导,中午回到办公室发现,情况基本没有改变——项目经理仍然是没有思路!因时间紧急,无奈之下,我自己动手撰写审前调查报告,由于对情况了解有限,所以一直写到深夜才提交总部项目中心组。回到北京我就马上召集项目组主要成员开会,讲述了广州那边的情况和自己的“遭遇”,要求换人。但由于当时项目较多,人员紧张,经多方协调这一要求也没有实现。于是我心存侥幸地想:根据审前调查结果大家制订了如此详细明确的审计方案,按这个方案再加强督导,也许后面他们有了审计思路就会进入状态,于是,我做出了第一个错误的决定——继续留用这个团队在广东地区开展S企业的后期现场审计,同时要求负责这个板块的经理每天与该片区的小组保持沟通和引导。
      一周后周报汇总上来,没有看到广州片区的内容,询问负责经理有关情况,回答没有发现问题;两周过去,情况改观不大。我与总部项目组沟通再次要求换人,但有人提出:人是从分所抽调的,中途换人对本人声誉影响较大。同时以后再从分所抽调人员难度会很大。这时我的同情心泛滥,做出了第二个错误决定,继续留用该团队完成S企业现场后续审计并向板块合伙人直接负责。
      第三周结束,广东片区报来一堆零碎的莫名其妙的问题,而委托方要求核实的该上市企业的一个重要问题却一直没有落实清楚。而按照计划,现场工作四周后结束。直接电话与项目经理沟通,他还理直气壮地找了一大通理由。忍无可忍的情况下,我顾不了太多,直接从另外地区抽调一个小组去广州接替了这个项目经理的工作。
      这个项目的后果是:现场审计延长了一周;S企业所有的问题管理层一概不签字;委托方对广州地区的工作结果不满意;S企业对本次派出人员的专业胜任能力,甚至事务所的执业能力提出质疑。另外,因工作没有结果、资料缺失、客户投诉等问题,两个项目经理在集团项目组内通报批评,所在的小组一周的工时没有确认。他们很郁闷,当然,我更郁闷。最后应委托方的要求我只能飞到广州,就每个问题与管理层逐一沟通。
      痛定思痛,总结一下:大型审计项目,通常由一个或几个部门(单位)共同实施,审计资源整合力度和管理难度加大,需要根据项目需求及审计资源优化组合审计项目组成员。因此,在安排人员前,一定要充分了解项目组主要成员的专业胜任能力和特点,在此基础上才能考虑如何排兵布阵、如何控制现场。现场管理中一旦发现项目组成员胜任能力、工作态度有问题的,必须果断迅速地进行调整,不能患得患失。只有人员安排合理、时间管理严谨,现场审计组织脉络清晰,安排工作时应让每个人都发挥自己的能力和特长,做到人尽其才,并及时地检查和引导他们的工作才能保证项目圆满成功。
      《中国注册会计师职业道德基本准则》第十一条 注册会计师应当保持和提高专业胜任能力,遵守独立审计准则等职业规范,合理运用会计准则及国家其他相关技术规范。第十二条 会计师事务所和注册会计师不得承办不能胜任的业务。
      这个项目,如果前期计划时对抽调人员的专业胜任能力能够充分了解;如果后期项目进行中发现问题后我能力排众议果断调整人员;如果板块负责经理能够尽心细致地引导和督促;如果板块负责合伙人能够真正用心关注这个项目;如果这两个项目经理具备起码的责任心和专业胜任能力,上面的一系列问题都不会发生。但是,人生没有如果,只有结果和后果。每每想起这个项目,都让我懊悔不已。作为一个反面教材,这个案例值得大家总结和深刻反思。

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